Come gestire correttamente la comunicazione delle fatture (Ex Spesometro)

La comunicazione delle fatture presenta delle notevoli variazioni rispetto al vecchio spesometro:

• Lo spesometro utilizzava un tracciato record tramite invio telematico
• La Comunicazione Fatture utilizza un file xml convalidato inviabile tramite il sistema sda, lo stesso sistema di invio delle fatture elettroniche, la differenza con queste ultime e che questa comunicazione non può essere inviata tramite pec ma attraverso uno dei due servizi dell’Agenzia delle entrate Fisconline o Entratel.

A far data da marzo inoltre l’agenzia delle entrate ha finalmente reso disponibile il software di controllo:
Qui trovate il software di controllo, in modo da testare i file generati prima di mandarli al commercialista.
http://jws.agenziaentrate.it/jws/dichiarazioni/2017/ControlliDTF17.jnlp

Operazioni preliminari

Per essere sicuri di non introdurre errori secondari nel fusso o mancanza di dati eseguire i seguenti passi:

• Eseguire l’export, per assicurarsi che le ultime operazioni registrate vengano incluse
• Eseguire il controllo errori sui movimenti, trovate in pulsante nel menù Contabilità/Errori Movimenti. Se il foglio generato contiene solo i titoli di sezione, quindi non contiene errori, potete proseguire, altrimenti eseguire la correzione degli errori segnalati. Nota bene questa operazione andrebbe fatta ogni volta che si esegue l’export per evitare che un errore di qualsiasi natura vada a finire in contabilità.

Andare nel menù Contabilità/Comunicazioni Operazioni Iva,

Nel form che si apre troveremo le seguenti pagine:

• Comunicazioni – rappresenta il pannello principale dove è possibile creare una nuova comunicazione o rigenerare i dati della comunicazione selezionata.
  in questo pannello è possibile modificare anche le impostazioni di base che definiscono quali tipi di dati comunicare:
  1. Corrispettivi, i corrispettivi vanno comunicati solo se l’importo della singola operazione supera le 3000€ + iva o 3600 iva inclusa nei casi in cui l’iva sia esente o non prevista.
     e impostata di default a non includere corrispettivi perchè nella quasi totalità dei casi per le agenzie di viaggi e abbastanza raro superare la soglia ma, se doveste avere qualche importo sui corrispettivi che supera o raggiunge l’importo limite, selezionate la seconda opzione.
  2. Intrastat, le operazioni intrastat per le fature emesse vanno incluse perchè, almeno per le agenzie di viaggio sono regolamentate norme specifiche.
     Quindi questo parametro è stato impostato come Includi intrastat solo vendite. Mentre per gli acquisti Intrastat le operazioni vengono già incluse nelle Comunicazioni Intrastat.
  3. Black List, vale quanto detto per Intrastat, come per questi anche gli acquisti da paesi Back List vengono comunicati tramite la relativa comunicazione.

  Ho voluto dare la possibilità di scegliere le varie alternative per evitare contestazioni da parte dei vostri commercialisti, quindi verificate con il vostro commercialista che queste impostazioni siano corrette secondo il loro parere.

• Vendite, rappresenta la lista delle fatture emesse, che siano verso i vostri clienti o verso i vostri fornitori, ad esempio le fatture per le commissioni.
• Acquisti, rappresenta la lista delle fatture ricevute.
• Corrispettivi, rappresenta la lista dei corrispettivi che non sono gia stati elencati nella lista Vendite. Gli eventuali Corrispettivi che vengono inclusi nella lista vendite saranno trattati nella comunicazione come fatture di vendita a tutti gli effetti, quindi devono rispettare i requisiti richiesti per le fatture di vendita, Codice Fiscale o Partita Iva ecc…
• Intrastat, rappresenta la lista delle fatture intrastat che non sono gia state elencate nella lista Vendite.
• Black List, rappresenta la lista delle fatture Balck List che non sono gia state elencate nella lista Vendite.
• Errori, rappresenta la lista di errori che inibisce l’aggiunta nelle altre liste. Nella sezione Gestione Errori più avanti è spiegato in modo dettagliato come correggerli.

Gestione Errori

Il pannello Errori è stato impostato in modo da semplificare il più possibile la gestione delle varie tipologie di errori in modo da rendere l’operazione il più veloce possibile, è sufficiente fare doppio click sulla riga di errore selezionata e il sistema aprirà direttamente il form più appropriato:

• Errore su movimento – Il doppio click apre direttamente il movimento che contiene l’errore
• Errore su cliente – Il doppio click apre direttamente il cliente che contiene l’errore
• Errore su fornitore – Il doppio click apre direttamente il fornitore che contiene l’errore
• Errore di tipo verificato dal menu Errori Movimenti, non viene aperto nessun modulo, questo tipo di errore non dovrebbe esistere se avete eseguito le operazioni preliminari come spiegato all’inizio.
• Errori su codice iva – Il doppio click apre direttamente il codice iva che contiene l’errore, la tipologia di errore, quasi sicuramente riguarda la Natura dell’operazione iva e si verifica quando l’importo dell’aliquota iva è a zero, vedi più aventi la sezione Natura delle operazioni iva a zero.

1. Comunicazione non residenti
   Questa tipologia di probabili cause di errore riguarda sia fornitori che clienti

• Se manca la ragione sociale diventano obbligatori cognome, nome, data di nascita
• Sono sempre obbligatori indirizzo, città, e stato, la provincia va impostata come EE
• Se tutti i campi elencati nei primi due punti sono corretti, verificate che la nazione selezionata contenga il codice stato per far questo andate nel menu Impostazioni Generali/Nazioni.
  Selezionate la nazione e fate doppio click, i campi in alto saranno popolati con i dati della nazione, il La prima riga contiene due caselle Codice il primo e il codice JATA, il secondo è il codice stato se vuoto inserite il codice corretto lo trovate nell’elenco allegato, attenzione il codice deve essere numerico come scritto nell’allegato su 3 cifre.

1. Comunicazione residenti

• Per le fatture di acquisto è sempre obbligatoria la partita iva
• Per le fatture d vendita è obbligatoria o la partita iva o il codice fiscale, se presente verrà presa in automatico la partita iva, evitate possibilmente di inserire la partita iva anche nel campo codice fiscale.
• Qualora il fornitore di una fattura di acquisto o relativo documento analogo, non avesse la partita iva la registrazione va fatta come autofattura ad esempio alcuni usano il campo Cliente con la dicitura  “Cliente di passaggio”, in questo caso inserite nel campo partita iva quella della vostra agenzia, il sistema la gestirà come autofattura
• Qualora il fornitore lavora con ritenuta d’acconto, ad esempio le guide che spesso sono dei privati e quindi non hanno partita iva, vanno trattate alla stessa stregua delle ricevute carburante o analogo documento giustificativo dei costi, in questo caso le operazioni vanno comunque registrate come costi, comariranno sia nei registri iva che nella liquidazione ma non vanno comunicate come fatture.

1. Codici Iva

• Nei codici iva che hanno l’aliquota a 0 bisogna specificare la natura della, esenzione, non imponibilità eccetera, per la gestione dei codici iva utilizzare il menu Impostazioni Contabilità/Codici Iva
• selezionare la riga relativa al codice da correggere e impostare la corretta natura.
• I codici natura validi definiti dall’agenzia delle entrate sono i seguenti:
  N1 escluse ex art. 15
  N2 non soggette
  N3 non imponibili
  N4 esenti
  N5 regime del margine / IVA non esposta in fattura
  N6 inversione contabile
  N7 IVA assolta in altro stato UE
• Nota Bene in riferimento ai codici relativi a fuoi campo iva (definizione inesistente per l’agenzia delle entrate) questi vanno definiti in tre categorie:
  1. E3 Fuori campo iva va impostata la natura N4
  2. E4 Fuori campo Iva Art.23 (IC) va impostata la natura N6 (Nota bene sono fatture per commissione fornitori interno cee)
  3. E5 Fuori campo Iva Art.23 (FC) va impostata la natura N3 (Nota bene sono fatture per commissione fornitori fuori cee)
• Dopo aver eseguito la correzione va rigenerata la comunicazione per vedere i risultati, perche queste correzioni avvengono al di fuori della tabella dei movimenti della comunicazione.

Rigenerare la comunicazione

Tornare sul menu Contabilità/Comunicazioni Operazioni Iva, selezionare la riga, visto che è la prima ne vedrete una sola, cliccate sulla riga per essere sicuri che sia selezionata, cliccate quindi su Rigenera Dati, quindi andate nella pagina errori, gli errori per mancata natura dovrebbero essere spariti.