Cosa non fare assolutamente con il gestionale GpsCoge

Quanto elencato in questo documento vuole essere una serie di consigli nell’utilizzo del Gestionale GPS e dei servizi accessori.

Ignorare questi suggerimenti potrebbe causare problematiche anche serie sulla corretta gestione contabile o per la fruizione dei servizi accessori.

Utilizzo del gestionale GPS COGE

Il gestionale GPS COGE è stato sviluppato nell’ottica di facilitare il lavoro al banco da parte del personale, sono stati quindi implementati numerosi wizard o automatismi che se correttamente utilizzati evitano la generazione di movimenti contabili errati in prima nota da parte del Front Office.

 

Scritture manuali in prima nota

Cosa non fare

Non utilizzare mai i Piano Conti inseriti nel menù Utilità/Dati Azienda nella tab Dati Contabilità:

    • UTILE DI ESERCIZIO
    • PERDITA DI ESERCIZIO
    • PROFITTI E PERDITE
    • STATO PATRIMONIALE INIZIALE
    • STATO PATRIMONIALE FINALE
    • Non utilizzare mai le Causali Contabili inserite nel menù Utilità/Dati Azienda nella tab Dati Contabilità:
    • BAP – BILANCIO DI APERTURA
    • BCH – BILANCIO DI CHIUSURA

Perché

Sono utilizzati dagli automatismi di Chiusura Anno Contabile e Report di Bilancio

Cosa può succedere

Gli automatismi potrebbero generare dati non coerenti

Come Ovviare

Creando nuovi Piano conti o Casuali Contabili ad hoc in base alla tipologia dei dati del/i movimento/i da inserire, l’operazione è gratuita basta inviare una e-mail a helpdesk@gestpmi.it il nostro personale analizzerà il caso e registrerà le Causali o i Piano Conti opportuni e vi spiegherà come utilizzarli.

 

Utilizzo dei conti transitori nelle scritture manuali in prima nota

Cosa non fare

Non utilizzare mai i seguenti Piano Conti:

    • CONTO TRANSITORIO ITALIA
    • CONTO TRANSITORIO CEE
    • CONTO TRANSITORIO EXTRACEE
    • CONTO TRANSITORIO MISTO CEE
    • CONTO TRANSITORIO SERV. NETTI
    • CONTO TRANSITORIO AUTOFATTURE

Perché

I conti transitori elencati che si chiudono a zero a fine anno contabile sono rari, quando accade nasconde quasi sempre che si è provato a chiuderlo forzatamente con scritture manuali.

Sono dei conti utilizzati dagli automatismi per gestire correttamente i movimenti contabili nel rispetto della Art. 74Ter (Regime del Margine).

Cosa può succedere

Gli automatismi potrebbero generare dati non coerenti.

Come Ovviare

Non è possibile ovviare, i Piano Conti elencati non vanno mai utilizzati, soprattutto per forzarne a zero la chiusura a fine anno contabile.

L’operazione di risanamento del problema potrebbe essere molto lunga e implicare dei costi aggiuntivi, in base a quanti anni sono stati coinvolti.

 

 

Gestione delle pratiche

Cosa non fare

Omettere dati importanti quali:

    1. Commissioni fornitore sui servizi
    2. Codice statistico
    3. Codice Statistico Studi di Settore
    4. Servizi di costo su pratiche 74Ter

Perché

Nell’ordine come elencato:

    1. Per l’automatismo che gestisce l’emissione delle Fatture Commissioni o le Autofatture Ricevute, necessitano i dati delle commissioni da fatturare.
    2. Il Codice Statistico è quello che definisce la Destinazione dei servizi per il calcolo corretto dell’iva da utilizzare per i vari automatismi.
    3. Il Codice Statistico Studi di Settore e la Destinazione sono utilizzati dall’automatismo che genera la comunicazione del Modello ISA per l’agenzia delle entrate.
    4. Se si registra una pratica 74Ter senza registrare i vari servizi di costo quella pratica genererà solo iva in entrata innescando quindi un pagamento maggiore di quello dovuto all’Agenzia delle entrate.

Cosa può succedere

Nell’ordine come elencato:

    1. Impossibilità di utilizzare gli automatismi per la fatturazione, l’alternativa di utilizzare le fatture libere risolverà solo la parte contabile in prima nota, ma il sistema non riuscirà a stabilire se la pratica sia effettivamente chiusa considerandola sempre aperta.
    2. Una dichiarazione iva non coerente che potrebbe far pagare più iva del dovuto se non una multa in caso di controlli soprattutto se l’incoerenza fosse a favore dell’azienda.
    3. La dichiarazione degli Studi di Settore (Modello ISA) è obbligatoria, un controllo incrociato con le liquidazioni iva, bilancio o registri iva potrebbe portare ad una multa per falso in bilancio.
    4. Pagare più iva del dovuto allo stato.

Come Ovviare

Non è possibile ovviare, quelli elencati sono dati obbligatori.

 

L’elenco di possibili problematiche, estratto dal nostro servizio di helpdesk nel corso di anni di esperienza reale, sono solo una parte ma rappresentano circa l’80% di cause di malfunzionamento del sistema gestionale.

Sempre grazie alle statistiche generate dal helpdesk, moltissimi problemi sono stati risolti mettendo dei paletti software per impedire all’utente di commettere errori o omissioni ma, quelli elencati purtroppo non possono essere controllati automaticamente perché dipendenti dal modo di operare delle persone quindi non oggettivabili.